Retrabalho, informações desencontradas e excesso de controles manuais podem consumir horas da equipe sem chamar atenção; identificar os gargalos antes de investir em tecnologia é o primeiro passo para uma operação mais eficiente
Uma empresa pode estar funcionando todos os dias e, ainda assim, desperdiçando tempo e dinheiro em processos que poderiam ser mais simples. Retrabalho, excesso de tarefas manuais, informações desencontradas e demora para tomar decisões são alguns dos sinais de que existe um gargalo na operação.
Para Marcos Leite, diretor da SPS Group, empresário e especialista em sistemas de gestão ERP, o primeiro passo para aumentar a produtividade é entender onde o problema realmente está. Com mais de 25 anos de experiência na área e participação em mais de 2 mil implementações de ERP, ele também desenvolveu uma ferramenta gratuita de diagnóstico empresarial para ajudar gestores a identificar pontos de atenção na operação.
1. Observe onde o retrabalho acontece
Quando uma equipe precisa refazer atividades, corrigir informações ou conferir várias vezes um mesmo dado, existe um sinal de que algum processo precisa ser revisto. O retrabalho nem sempre é percebido como um problema isolado, mas, somado ao longo do mês, pode representar muitas horas de trabalho desperdiçadas.
“Eu começaria olhando para aquilo que a equipe faz mais de uma vez. Se uma informação precisa ser digitada novamente, se um relatório precisa ser corrigido constantemente ou se uma pessoa precisa conferir o trabalho de outra porque os dados não são confiáveis, temos um sinal importante. Antes de aumentar a equipe, é preciso entender se o processo está fazendo as pessoas perderem tempo”, explica Marcos Leite.
2. Veja se os departamentos estão trabalhando juntos
Uma empresa depende da conexão entre suas áreas. Quando o comercial não conversa adequadamente com o estoque, o financeiro não recebe as informações necessárias ou a operação trabalha com dados diferentes, surgem atrasos e erros que acabam afetando toda a organização.
“É muito comum encontrar empresas em que cada área criou sua própria forma de trabalhar. O problema aparece quando essas informações precisam se encontrar. Se o comercial trabalha com uma planilha, o financeiro com outra e o estoque utiliza um terceiro controle, alguém vai precisar juntar tudo depois. Essa falta de integração é uma fonte importante de retrabalho”, afirma o empresário.
3. Identifique as tarefas que ainda dependem demais de controles manuais
Planilhas, e-mails e controles paralelos podem fazer parte da rotina de qualquer empresa. O problema surge quando atividades importantes dependem exclusivamente desses recursos e exigem atualização constante da equipe.
“Não significa que toda planilha seja ruim ou que tudo precise ser automatizado. A pergunta é quanto tempo a equipe está gastando para manter esses controles funcionando. Se uma pessoa passa horas atualizando informações que poderiam estar integradas, talvez exista uma oportunidade de usar melhor a tecnologia”, avalia Marcos.
4. Descubra quanto tempo a empresa leva para encontrar uma informação
Outro sinal de perda de produtividade aparece quando o gestor precisa consultar diferentes pessoas ou sistemas para conseguir uma informação básica. Quanto mais difícil for acessar um dado confiável, mais lenta tende a ser a tomada de decisão.
“Uma boa pergunta para o empresário fazer é: se eu precisar saber agora quanto vendemos, quanto temos em estoque ou qual foi determinado resultado, quanto tempo vou levar para descobrir? Se a resposta for horas ou se depender de várias pessoas, existe um problema de acesso e organização das informações que merece atenção”, explica.
5. Priorize os problemas antes de investir em tecnologia
Depois de identificar os gargalos, o próximo passo é entender quais deles realmente têm maior impacto sobre o negócio. Nem sempre o problema mais visível é aquele que mais prejudica a produtividade. Por isso, fazer um diagnóstico antes de investir em novos sistemas ou automações pode ajudar a evitar decisões equivocadas.
“Uma empresa pode ter dez pontos para melhorar, mas não precisa resolver os dez ao mesmo tempo. O mais importante é descobrir quais problemas têm maior impacto sobre custos, produtividade e crescimento. A partir dessa visão, fica muito mais fácil decidir se a solução é mudar um processo, treinar a equipe ou investir em tecnologia”, destaca Marcos Leite.
Para facilitar esse primeiro diagnóstico, Marcos Leite criou uma ferramenta gratuita que avalia a maturidade de diferentes áreas da empresa, identifica pontos de melhoria e apresenta um relatório executivo. A plataforma pode ser utilizada como ponto de partida para que o empresário tenha uma visão mais clara da própria operação.
Sobre Marcos Leite
Marcos Leite é consultor executivo e especialista em sistemas de gestão ERP, com mais de 25 anos de experiência em transformação digital, estruturação de processos e gestão empresarial. É diretor da SPS Group e participou de mais de 2 mil implementações de ERP. Desde 2012, atua com soluções SAP, especialmente SAP Business One, e também é criador do canal Marcos Leite Tech, dedicado à tecnologia aplicada à gestão.
Sobre a SPS Group
Fundada em 2012, a SPS Group é uma integradora brasileira de tecnologia especializada em soluções corporativas. A empresa atua com SAP Business One, SAP S/4HANA, manufatura avançada, infraestrutura, backup, disaster recovery e outras soluções de tecnologia. A companhia mantém atuação nacional e internacional e trabalha no modelo de “one stop shop”, reunindo diferentes serviços tecnológicos para empresas de diversos portes e segmentos.
Fonte e foto: Assessoria de Imprensa.
